ある研究者が政府系研究助成機関に研究の助成金を申請しましたが、却下されました。却下の理由は申請内容とは全く関係がなく、却下を通知するレターには「規定を順守していないため」と書かれていました。
事例： ある研究者が政府系研究助成機関に研究の助成金を申請しましたが、却下されました。却下の理由は申請内容とは全く関係がなく、却下を通知するレターには「規定を順守していないため」と書かれていました。本人も、周りの上級研究者や同僚も、申請者の研究アイデアには十分な価値があると信じていました。本人は、新しい活路を開くようなアイデアが、単なる書式上の問題のために審査を受ける機会もなく却下されたことに動揺しました。また、通知レターには問題の詳細が書かれていなかったので、具体的に何がいけなかったのかわかりませんでした。彼はこの決定について、助成機関に抗議したいと考え、少なくとも内容の審査を求められないかどうかを知りたいと思いました。
そして、別の助成機関に同様の申請書を提出してもまた却下されるのではないかと恐れ、間違いをはっきりさせるために、エディテージに助けを求めました。
対応： エディテージの投稿支援チームは、研究助成機関の書式規定と助成金申請書につぶさに目を通しました。書式規定は全ての指示を厳格に順守することを求めており、規定に従っていない場合は審査を経ずに却下する可能性があると書かれていました。
研究助成金申請書を綿密に調べた結果、エディテージの投稿支援チームは以下の問題点を特定しました。
1. 参考文献の部分で、著者名を詳述せずに“et al”を使っていた。
2. 参考文献ページの行間が規定に沿っていなかった。
エディテージは本人に対し、必要な変更を施した上で、修正した申請書をもう一度同じ資金助成機関の次の受付期間に提出するようアドバイスしました。その研究者には、申請書を送れそうな他の助成機関のあてがなかったからです。また、申請書が再び却下された場合に備えて、他の申請先をいくつか探しておくよう提案しました。
まとめ： 研究助成金の申請が却下されることは珍しくありません。資金助成機関は通常厳しい順守規則を設けており、申請書は、その内容を審査される前にまず「規定を順守しているかどうか」を基準に選別されます。米国の先導的な政府系資金助成団体である全米科学財団(National Science Federation, NSF)は、「全ての申請書は、グラント申請ガイド（Grant Proposal Guide, GPG）あるいはNSFの政府研究助成金申請書ガイド（Grants.gov Application Guide）の指示に従わなければなりません。これらの指示に従っていない申請書は、審査を経ずに却下される場合があります」と規定しています。このため、研究助成金申請書の提出に先立って、資金助成機関の規定を隅々まで順守し、全ての条件を満たしていることを確認することが非常に重要となります。
NSFはまた、規定の順守を確実にするために、次のような提案をしています。「電子投稿を行う前に、申請者は、GPGあるいはNSFの政府研究助成金申請書ガイドで定められた申請書準備指針を順守しているかどうかを管理部門に確認してもらうことを強く提案する」。多くの大学には研究支援室が設置されており、提出前に研究助成金申請書のレビューを行います。管理部門によるレビューは、書式等の規定の順守に関する間違いをなくす上で大いに助けとなるでしょう。
研究助成金申請書の準備には、多くの時間と労力が費やされます。却下されれば容易には受け入れがたく、申請書を準備した本人のみならず、準備を補助し、研究目的を支持してくれた同僚、指導研究員など、周囲の人々も落胆させることになります。大きな努力を注ぎ込んだものが、せめて審査プロセスは確実に通過できるようにするために、申請書の執筆者は、資金助成機関の規定を順守するよう、十分に注意する必要があります。申請書を準備する際は、全ての要求事項のチェックリストを作成しましょう。また、上級研究者は、若手研究者の研究費助成申請プロセスを指導し、資金提供機関の規定を順守する重要性について教育する必要があるでしょう。研究機関や大学は、研究費の申請前に、管理部門によるレビューを実施する体制を整えるべきでしょう。