アブストラクトの字数制限が、ウェブサイトでは200ワード、オンライン投稿システムでは300ワードとなっているケースがありました。このように指示に矛盾がある場合、どうすればよいのでしょうか。
事例：ある著者がエディテージに論文の編集校正を依頼し、投稿支援サービスの助けを借りてジャーナルを選んで投稿しました。エディテージはあるジャーナルを選び、著者の論文がジャーナルの投稿規定を全て満たしていることを確認しました。しかし、著者がオンライン投稿システムから原稿を投稿しようとしたところ、抄録（アブストラクト）がジャーナルの規定を満たしていないという理由で投稿が受け付けられませんでした。オンライン投稿システムでは、アブストラクトは200ワード以下と指定されていました。しかし、ジャーナルのウェブサイト上の投稿規定には300ワード以内と明記されており、著者はこちらの指示に従っていました。著者はどちらの指示が正しいのかわからず、我々にアドバイスを求めました。
対応：エディテージはジャーナルのウェブサイト全体を確認しましたが、アブストラクトの長さに関する記載は他に見当たりませんでした。エディテージは著者に対し、ジャーナル編集者に説明を求めるよう提案しました。すると編集者からは、オンライン投稿システムに書かれている制限字数が正しく、ウェブサイト上の投稿規定はまもなく変更される予定であるとの返信が届きました。著者はアブストラクトの字数を削り、無事にオンライン投稿システムから論文を投稿することができました。
まとめ：投稿規定の内容が、ジャーナルのオンライン投稿システムとウェブサイトで異なる場合があります。これは、どちらかがアップデートされていないことによるものです。著者は、どちらの指示に従えばよいのか分からず混乱し、最後の最後で変更を迫られて投稿が遅れてしまう可能性もあります。ジャーナルは、投稿プロセスが著者にとってスムーズなものとなるよう、十分な配慮をする必要があります。ウェブサイトもオンライン投稿システムも、変更があった場合にはそれぞれ直ちにアップデートされなければなりません。